Obračun putnih troškova i ostalih nadoknada - 3. izdanje, 2019.

Zakonodavac je u posljednjih nekoliko godina često mijenjao pravila koja poduzetnici trebaju ispunjavati pri isplatama neoporezivih putnih troškova i ostalih nadoknada.

Naime, troškovi službenih putovanja najzastupljeniji su troškovi koji se pojavljuju kod poduzetnika (obveznika poreza na dobitak) i drugih pravnih osoba (neprofitnih, proračunskih korisnika i dr.) te fizičkih osoba koje su obveznici poreza na dohodak i koje vode poslovne knjige.

Putni troškovi često su predmetom kontrola s obzirom na to da je riječ (u pravilu) o neoporezivim primitcima i gotovinskim isplatama.

Svrha III. izdanja ovog priručnika jest da se u duhu važećih propisa na pristupačan i jednostavan način objasni sva problematika vezana za utvrđivanje prava na nadoknadu troška, obračun i isplatu troškova službenog puta te da se na jednom mjestu objedini i oprimjeri što se sve pojavljuje u praksi od pravnih, poreznih i knjigovodstvenih pitanja vezanih za isplatu ovih izdataka.

U odnosu na prethodna dva izdanja, u ovom se dopunjavaju primjeri i slučajevi koji nisu bili sadržani u prethodnim izdanjima te nova shvaćanja obračuna i isplata navedenih troškova u skladu s promijenjenim propisima. Troškovi službenog puta, isplate dnevnica za rad na terenu, nadoknade uporabe privatnog vozila za službene svrhe (uključujući i loko-vožnju) te ostale nadoknade sličnih materijalnih troškova sastavni su dio redovitog poslovanja gotovo svakog poslodavca (društva, obrtnika i s obrtnom izjednačenih zanimanja neprofitnih organizacija, javnog sektora i sl.). Kako je ovdje riječ o troškovima koji nastaju zbog odvijanja određenih poslovnih procesa koji su opravdani poslovno uvjetovanim razlozima, poslodavac ih nadoknađuje (isplaćuje) svojim radnicima jer je i riječ o troškovima te o tome mogu li se ti troškovi isplatiti osobama koje nisu zaposlenici. U vezi s tim obračunima treba priložiti isprave o troškovima (račun i sl.) koji su nastali na službenom putu, a koji ujedno pojačavaju dokaznu snagu stvarno nastalog troška. Većinu spomenutih troškova poslodavci mogu svojim zaposlenicima (a i nekim drugim osobama koje nisu zaposlenici), pod određenim uvjetima, isplatiti neoporezivo. No, s obzirom na to da je od strane poreznog tijela mogućnost neoporezivih isplata detektirana kao čin porezne evazije, pri tim isplatama poduzetnici trebaju biti oprezni. Naime, kako je za poslodavca ‘’jeftinije’’ isplatiti radniku lažne neoporezive troškove službenog puta ili loko-vožnju nego, primjerice, sate prekovremenog rada, dijela plaće i slično, zbog navedenoga je zakonodavac u poreznim propisima poduzetnicima nametnuo stroga pravila i mnoštvo administriranja kod obračuna i isplata tih nadoknada koje se mogu obaviti bez obveze oporezivanja. Jedno od temeljnih pravila jest da se u obračun nadoknade putnih i sličnih troškova ne uzimaju u obzir oni troškovi koje poslodavac, odnosno nalogodavac, uplati za onoga koga šalje na službeni put (npr. hotel, prijevoznu kartu, trajekt i sl.). Kod izdavanja putnog naloga stavlja se napomena da je taj izdatak podmirio nalogodavac. Jednako tako, ako osoba na službenom putu na ime nalogodavca (društva, obrta, neprofitne organizacije) uzme račun za gorivo za vozilo tvrtke ili rent-a-cara, taj se račun može izravno nadoknaditi od nalogodavca obračunom službenog puta, a ako je trošak plaćen kreditnom karticom društva, obrta i dr., tada je bitno tako nastali trošak opravdati računom koji se ne provodi kroz putni nalog ili drugu obračunsku ispravu. Obračunske isprave imaju obilježje vjerodostojne knjigovodstvene isprave, uz uvjet da ju je ovjerila i kontrolirala ovlaštena osoba.

Ovaj je priručnik namijenjen osobama iz uprave poduzetnika odnosno pravne osobe koje odlučuju o ovim troškovima te računovođama, knjigovođama, poslovnim tajnicama i svim osobama koje su u društvu obvezne izdavati naloge za nastanak tih troškova (putni nalog i dr.), koje ih obračunavaju, kontroliraju (likvidiraju), isplaćuju i naposljetku knjiže. Svim korisnicima i čitateljima ovog priručnika želimo lako razumijevanje izloženoga gradiva i što manje problema pri možebitnom poreznom nadzoru.

Autori